এ পদগুলোতে নিয়োগের জন্য ১৯ শর্তে নীতিমালা তৈরির প্রস্তাব করেছে মাদরাসা শিক্ষা অধিদপ্তর। শর্ত হিসেবে বলা হয়েছে, মাদরাসার জনবল কাঠামো ও এমপিও নীতিমালা ২০১৮ (২৩ নভেম্বর, ২০২০ পর্যন্ত সংশোধিত) অনুযায়ী সহকারী গ্রন্থাগারিক কাম ক্যাটালগার ও পদের প্রাপ্যতা থাকতে হবে। পৃথক সুপরিসর কক্ষে একটি সমৃদ্ধ গ্রন্থাগার থাকতে হবে। দাখিল ও আলিম মাদরাসার গ্রন্থাগারের আয়তন নূন্যতম ৩০০ বর্গফুট হতে হবে। ফাজিল ও কামিল মাদরাসার গ্রন্থাগারের আয়তন নূন্যতম ৪০০ বর্গফুট হতে হবে। দাখিল ও আলিম মাদরাসার গ্রন্থাগারে কমপক্ষে ২ হাজার বই থাকতে হবে। ফাজিল ও কামিল মাদরাসার গ্রন্থাগারে কমপক্ষে ৩ হাজার বই থাকতে হবে। মাদরাসার প্রতি শ্রেণির জন্য কম পক্ষে ৩ সেট বই থাকতে হবে।

শর্ত হিসেবে আরও বলা হয়েছে, মাদরাসা গ্রন্থাগারে তাফসীর, উসুলে তাফসীর, হাদীস ( সিহাহ সিত্তাতসহ) উসুলে তাফসীর, ফিকহ, বাংলা, ইংরেজি ও আরবি অভিধান, আরবি ভাষা ও ব্যকরণসহ পর্যাপ্ত আরবি বই থাকতে হবে। বঙ্গবন্ধু, মুক্তিযুদ্ধ, বাংলার ইতিহাস, বাংলাদেশের ইতিহাস, ইতিহাস ও ইসলামের ইতিহাস,বিজ্ঞান, আত্নজীবনীসহ যুগের চাহিদা মাফিক পর্যাপ্ত আরবি বই-পুস্তক থাকতে হবে। ক্যাটালগ সিস্টেম থাকতে হবে। পর্যাপ্ত রেফারেন্স বই থাকতে হবে। ছাত্র ও ছাত্রীদের জন্য পৃথক পৃথক সংযুক্ত বাথরুম থাকতে হবে। অন্তত ৩০ জন শিক্ষারর্থী একসাথে অধ্যয়নের সুব্যবস্থা থাকতে হবে। শিক্ষক ও ছাত্র-ছাত্রীদের পৃথকভাবে অধ্যয়নের সুব্যবস্থা থাকতে হবে। গ্রন্থাগারে পর্যাপ্ত চেয়ার, টেবিল, বুক সেলফ, র‌্যাক, আরমারীসহ প্রয়োজনীয় আসবাবপত্র থাকতে হবে।

গ্রন্থাগারে বিদ্যুৎ ব্যবস্থা ও পর্যাপ্ত ফ্যান থাকতে হবে। আইপিএস, ইন্টারনেট ও ওয়াইফাই কানেকশন থাকতে হবে। ই-বুক অধ্যায়নের সুবিধা থাকতে হবে।

মাদরাসাগুলোর এসব পদে নিয়োগে শর্তগুলো পূরণ করে মাদরাসাগুলোতে গ্রন্থাগার আছে কিনা এ বিষয়ে সরেজমিনে তদন্তপূর্বক দাখিল ও আলিম মাদাসার ক্ষেত্রে উপজেলা নির্বাহী কর্মকর্তা এবং ফাজিল ও কামিল মাদরাসার ক্ষেত্রে জেলা প্রশাসক বা অতিরিক্ত জেলা প্রশাসক সুনির্দিষ্ট মতামতসহ প্রত্যয়ন দেবেন।

মাদরাসা শিক্ষা অধিদপ্তর জানিয়েছে, এমপিওভুক্ত দাখিল আলিম মাদরাসায় সহকারী গ্রন্থাগারিক কাম ক্যাটালগার পদে ও ফাজিল ও কামিল মাদরাসায় গ্রন্থাগারিক পদে নিয়োগে এসব শর্তে নীতিমালার প্রস্তাব করে তা কারিগরি ও মাদরাসা শিক্ষা বিভাগেরর সচিবের কাছে পাঠানো হয়েছে। এ বিষয়ে বিভাগ পরবর্তী নির্দেশনা দেবে।